Operasyonel planlama , işletmelerin alt kademelerine inildikçe bir bölüm veya bir departmanla ilgili uygulamaya dönük bir planlama sürecidir. Operasyonel planlama dört aşamadan oluşmaktadır; operasyonel planlama ağının oluşturulması, mantıksal, sıralı, detaylı ve bütünleşik planların oluşturulması, yedek planların dâhil edilmesi ve planlama sürecinin detaylı bir şekilde incelenmesidir.
Operasyonel Planlama Ağının Oluşturulması:
Operasyonel planlama ağının oluşturulması, bir etkinlik yöneticisinin, planlama becerisine sahip olan ve etkinliğin operasyonel planlama gereklerine uygun olan insanları seçme ve uygun sayıda bir araya getirmede gösterdiği duyarlılığa bağlıdır. Çalışanlar yanlış bir biçimde bir araya getirilmezse, plan geliştirme sürecinin verimliliğini etkileyecek problemler ortaya çıkabilir. Ağda her bir operasyonel planlama bileşenine dâhil olan bireyler bir düğüm oluşturur. Bu düğümler arasındaki bağlantılar, yapılacak olan planlama görevleri için gerekli olan etkileşimleri geliştirir (Mallen ve Adams, 2008).
Yazılı Operasyonel Planların Oluşturulması:
Bu aşama operasyonel planların yazılı olarak tasarlanmasını ve mantıksal, sıralı, detaylı ve bütünleşik planların oluşturulmasını içermektedir. Etkinlik çalışanları, etkinlikteki her bir içeriğin nasıl yapılacağını anlatan dokümanları içeren yazılı operasyonel planların üretilmesi amacıyla görev alırlar. Yazılı planlar, amaçları belirler ve etkinliğin gerçekleştirilmesindeki fonksiyonları kontrol ederek çalışanlara yol gösterir. Yazılı operasyonel planların oluşturulması için tutarlı ve kontrollü bir format gereklidir. Format, yazılı operasyonel planların nasıl hazırlanacağı konusunda yol göstericidir (Mallen ve Adams, 2008).
Mantıksal Operasyonel Planlama; Yazılı mantıksal operasyonel planların oluşturulması için, operasyonel planlama ağındaki herkesin kendilerine has bileşenleri tamamlamak için neler yapması gerektiğini öğrenmesi gereklidir. Pek çok etkinliğe ilişkin edilen bilgiler elektronik ortamda ya da basılı olarak bulundurmaktadır. Bu dokümanlar mantıksal operasyonel planların geliştirilmesinde bir yol
Sıralı Operasyonel Planlama; Her operasyonel plan, etkinlikteki görevleri düzenli ve nedenlerine göre sıralanmış bir biçimde listelemelidir. Listelemenin en kolay yolu zaman kavramını kullanmaktır. Örneğin, bir operasyonel plan, etkinlikten önceki üç, altı ya da on iki ay önceki tüm görevleri içerecek şekilde alt bölümlere ayrılabilir.
Detaylı Operasyonel Planlama; Operasyonel planlarda ihtiyaç duyulan detay miktarı etkinlikten etkinliğe değişmektedir. Planlar etkinlikte görev alan her bir çalışanın anlayabileceği şekilde yazılmalı ve yoruma açık bir konu bırakılmamalıdır. Detaylı operasyonel planlamada üç seviye vardır. Birinci seviyede planlamada detaylar oldukça azdır. İkinci seviye planlama daha fazla detay sunar ve planın uygulanması konusunda sorulabilecek çoğu soruyu yanıtlar. Üçüncü seviye planlama ise her bir görevin nasıl yapılacağını adım adım anlatır. Detaylı operasyonel planlama onaylanmış işlemlerin uygulamaya konmasına yardımcı olur
Bütünleşik Operasyonel Planlama; Her bir etkinlik için operasyonel planların geliştirilmesi ayrı birer birim ortaya çıkarmaktadır ancak başarılı bir etkinlik yönetiminin sırrı bu farklı planların detaylarının birleşimidir. Başarılı bir bütünleşme süreci iki operasyonel faktöre dayanmaktadır. Birincisi, operasyonel ağ üyeleri için bütünleşme fırsatlarının oluşturulmasıdır. İkinci faktör ise planlama verilerinin paylaşımına duyulan ihtiyaca ilişkin ortak bir anlayış oluşturulmasıdır.
Yedek Planların Dâhil Edilmesi
Yedek planlar, operasyonel planda meydana gelmesi muhtemel sapmaları ve bu sapmaların meydana gelmesini önlemeye yönelik olarak alınacak önlemleri içermektedir. Yedek planların hazırlanmasına genellikle bir toplantı yapılarak başlanır. Bu toplantının amacı ağ üyelerinin, planda meydana gelebilecek muhtemel sapmalar hakkındaki fikirlerini sunabilecekleri bir ortam oluşturmaktır. Bu toplantıdan sonra yapılacak şey ise ortaya atılan bu sapmaların hangilerinin ele alınacağına karar verilmesidir (Mallen ve Adams, 2008).
Planlama Sürecinin Detaylı İncelemesi
Mantıksal, sıralı, detaylı ve bütünleşik operasyonel plan ve yedek plan oluşturulduktan sonra bu planların detaylı bir şekilde incelenmesi gerekmektedir. Burada kullanılan yöntem, her unsurdan anahtar temsilcilerin çağrılması ve planların gözden geçirilmesi için bir toplantının yapılmasıdır
Diğer Makaleler
Her Sabah Spor Yapmanın Önemi
Stratejik Planlama Nedir?
