Etkinlik Kavramı

Etkinlik Kavramı ; Etkinlik insanların bireysel ya da toplu olarak; eğlence, eğitim, spor, dinlenme, para toplama vb. amaçları gerçekleştirmek amacıyla katıldıkları olaylardır. Etkinlik türleri arasında yer alan rekreasyon etkinlikleri ise, duygusal tatmin, ruhsal eksikliklerinin giderilmesi veya fiziksel aktiviteyi arttırmak amacıyla, bireylerin boş zamanlarında gerçekleştirdiği etkinliklerdir. Rekreasyon etkinlikleri televizyon izlemek ve radyo dinlemek gibi basit eğlencelerden, meditasyon ve yoga gibi zihinsel etkinliklere, el sanatları ve seyahat gibi hobilerden, tenis ve yüzme gibi spor etkinliklerine kadar uzanan geniş bir yelpazede çeşitlenmektedir.

Ağır yaşam koşulları ve yoğun stres ile baş edebilmek için rekreasyon bilincinin artması, insanlara birçok açıdan yararı olan rekreasyon etkinliklerinin ve bu etkinliklerin planlamasının önemini arttırmıştır. Bu bağlamda, iyi bir etkinlik planlaması, bu etkinliklere katılımın sağlanması ve etkinlikten beklenen amaçların gerçekleşmesi açısından son derece önemlidir. Bir etkinlikten gerçekleştirmesi beklenen amaçlar farklılık gösterebilmektedir. Kimi etkinliklerin amacı yoksullara yardım gibi sosyal bir içerik taşırken, kimi etkinliklerin amacı, para kazanmak veya spesifik bir amaca hizmet olabilmektedir.

Rekreasyon etkinliği planlama süreci; amaçların belirlenmesi, fizibilite çalışmalarının yapılması, planların, bütçelerin ve takvimin oluşturulması, organizasyon yapısının ve etkinlikte görev alacak kişilerin belirlenmesi, detaylı planlama aşaması, etkinliğin gerçekleştirilmesi ve etkinliğin değerlendirilmesi olmak üzere yedi aşamadan oluşmaktadır.

Rekreasyon etkinliklerinin planlamasında; yetersiz yönetim, yetersiz planlama süreci, zayıf organizasyon yapısı, koordinatörle planlama sürecinde çalışan insanlar arasındaki iletişim bozukluğu ve etkinlik sırasında ortaya çıkması muhtemel problemlerin önceden belirlenememesi gibi nedenlerle bazı problemler ortaya çıkabilmektedir. Bu problemlere; hava durumuna karşı alternatif tedbirlerin alınmaması, ilk yardım ekibinin unutulması, etkinlikte duraklamaların yaşanması ve dağınık ve özensiz bir sunum yapılması örnek olarak verilebilir.

Etkinlik Kavramı

Etkinlik, hedef kitleye bir mesajın iletileceği veya tutumların etkilenip davranışın gerçekleştirileceği bir toplantının belirli bir yer ve zamanda gerçekleştirildiği faaliyetlerin tümüdür (Argan, 2007). Diğer bir ifadeyle etkinlik, insanların bir araya gelip katıldıkları ya da bir parçası oldukları seminer, performans, spor organizasyonu, parti, konferans, konser, doğum günü vb. olaylardır. Etkinlikler dar veya geniş kapsamlı olabilmektedir. Kimi etkinlikler küçük gruplara hitap ederken, kimi etkinlikler ise çok fazla sayıda insanın katılımıyla gerçekleştirilmektedir. Çok sayıda katılımcının dâhil olduğu ve dev etkinlikler olarak isimlendirebileceğiz bu etkinliklere; Olimpiyat Oyunları, Wimbledon ve Formula 1 örnek olarak verilebilir.

Etkinlikler ile ilgili olarak; etkinlik teması, etkinliğin yapılacağı mekân, hedef kitle, fiziksel ve beşeri kaynaklar, zaman ve etkinlik takımı gibi kavramlar söz konusudur. Bu kavramlardan ilki olan etkinlik teması, etkinliğin konusudur ve bir anlamda etkinliğin hangi amaçla yapıldığını göstermektedir. Etkinliğin teması; tarihsel, kültürel, sportif, sanatsal vb. olabilmektedir.

Etkinliklerin yapılacağı mekânlar açık veya kapalı olabilmektedir. Örneğin, 23 Nisan Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı’nda bir stadyumda gerçekleştirilen etkinlikte mekân açık iken, bir salonda sergi organizasyonunun yapıldığı mekân kapalıdır. Düğün organizasyonları gibi bazı etkinlikler ise, hem açık hem de kapalı mekânlarda gerçekleştirilebilmektedir.

Organize edilen her etkinlikte katılımı sağlanmaya çalışılan bir hedef kitle mevcuttur. Bu hedef kitle, etkinliğin temasına göre şekillenmektedir (Argan, 2007). Örneğin, sanatsal festivaller için hedef kitle, eğitim ve kültür düzeyi yüksek olan kişiler iken, etkinlik bir spor müsabakası olduğunda, hedef kitle farklı eğitim ve kültür düzeylerindeki insanlar olabilmektedir. Etkinliğin zamanı kavramı ise, etkinliğin hangi sezonda (özellikle açık havada gerçekleştirilen etkinliklerde mevsim ve hava koşulları oldukça önemlidir), haftanın hangi gününde, günün hangi saatinde yapılacağı ve ne kadar süreceği sorularını açıklamaktadır. Etkinliklerin bir başlangıç ve bitiş noktası vardır ve bu nedenle etkinlikler zaman ve mekânla sıkı sıkıya bağlantılıdırlar (Torkildsen, 1999).

Bir etkinlikte katılımı beklenen hedef kitle, etkinliğin temasına göre şekillenmektedir.

Bir etkinlik organize edilirken bir takım kaynaklara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu kaynaklar fiziksel olabileceği gibi, beşeri de olabilmektedir. İhtiyaç duyulan kaynakları etkinliğin türü belirlemektedir. Örneğin bir spor organizasyonunda, ekipman, alan ve etkinliği organize edecek kişilere, diğer bir ifadeyle beşeri kaynaklara ihtiyaç duyulacaktır. Organizasyonda görev alacak bu kişiler aynı zamanda etkinlik takımı olarak adlandırılabilirler.

Organizasyonda görev alacak kişiler, “etkinlik takımı” olarak adlandırılabilirler.