Rekreasyon Etkinliklerinde Planlama Süreci

Rekreasyon Etkinliklerinde Planlama Süreci ; Rekreasyon etkinliklerin iyi bir planlamaya ve organizasyona ihtiyacı vardır. Bu etkinliklerin önemli bir kısmı gönüllülerin ve kamu sektörünün düzenlediği etkinlikler olmasına rağmen, iyi bir biçimde planlanamamakta ve organize edilememektedir. Rekreasyon yöneticileri, planlamanın ve organizasyonun temel ilkelerini gözeterek etkinlik yöneticilerine yol göstermelidir.

Rekreasyon Etkinliklerinde Planlama Süreci

Bir rekreasyon etkinliğinin planlaması yedi aşamadan oluşmaktadır. Bu aşamalar şu şekilde sıralanabilir (Torkildsen, 1999);

1. Etkinliğin amaçlarının belirlenmesi,
2. Fizibilitenin yapılması ve ilgili kararların alınması,
3. Planlamanın yapılması, amaçların, bütçenin ve takvimin belirlenmesi,
4. Organizasyon yapısının ve anahtar görevlerin belirlenmesi,
5. Genel ve detaylı planlama ve hazırlıkların yapılması,
6. Etkinliğin gerçekleştirilmesi
7. Geri besleme ve değerlendirme

Amaçların Belirlenmesi ve Fizibilite Yapılması

Bir rekreasyon etkinliğinin pek çok amacı olabilmektedir. Etkinliklerin bir kısmı kamu kuruluşları veya gönüllü kuruluşlar tarafından gerçekleştirilen ve kar amacı güdülmeyen etkinliklerdir. Bu etkinliklerde amaçlar genellikle beden ve ruh sağlığının korunması, engellilere yardım toplanması veya kadına şiddet gibi sosyal konuları gündeme getirmek olabilmektedir. Özel sektör kuruluşlarının düzenlediği etkinliklerde ise amaç genellikle para kazanmaktır. Rekreasyon etkinliğinde ulaşılmak istenen amaç doğrultusunda belirlenen olası hedefler aşağıdaki şekilde sıralanabilir (Brand ve Macaulay, 2002);

• Her hangi bir amaç için; farkındalık yaratmak, para toplamak, bir düşünce veya aktiviteyi gerçekleştirmek,
• Spesifik bir katılımcı sayısına ulaşmak,
• Medyanın ilgisini çekmek.

Rekreasyon etkinliklerinde öncelikle fikir formüle edilmelidir. Tartışılarak, bu etkinlik neden teklif edildi? Neden yapılıyor? Bu etkinlik nasıl yürütülecek? Nerede yapılacak? Planlama ve operasyondan kim sorumlu olacak? Ne zaman yapılacak? vb. sorulara cevaplar aranmalıdır. Bu sorular cevaplandığında fikrin yararlı ve mantıklı olduğu düşünülüyorsa, bir sonraki aşama olan fizibilite aşamasına geçilir. Bir rekreasyon etkinliğin fizibilitesi, ortaya çıkan daha derin soruların cevaplandırılması açısından oldukça önemlidir. Rekreasyon etkinliği sonucu ortaya çıkacak faydalar nelerdir? Sadece maddi anlamda değil, iş gücü, zaman ve emek açısından maliyetler nelerdir? Ortaya konulan çaba, etkinliğin amacına ulaşmasını sağlayacak mıdır? Ortaya çıkacak olan problemler aşılabilir mi?

Rekreasyon etkinliklerin yapılan fizibilite çalışmaları olumsuz sonuçlara işaret ediyorsa etkinlikten vazgeçilmelidir.

Eğer rekreasyon etkinliği fizibilite çalışması sonunda uygun bulunmazsa, rekreasyon yöneticisinin “hayır” diyecek cesarete sahip olması gerekmektedir. Çoğu zaman yapılmaması gereken birçok etkinlik, bir fizibilite çalışması yapılmadan ortaya konulmaktadır. Eğer rekreasyon etkinliği uygun görülürse ve proje hakkında olumlu bir kanaat varsa, planlama ve detaylı planlama için geniş zaman ayrılmalısı önem arz etmektedir. Bu kararlar alınırken aynı zamanda bazı önemli görevlerde yerine getirilmelidir. Bu görevler şu şekilde sıralanabilir (Brand ve Macaulay, 2002);

• Rekreasyon etkinliğinin yapılmasına ilişkin alınan kararlar açıklanmalıdır ve amaçlar yazılı olarak belirtilmelidir
• Rekreasyon etkinliğine ilişkin çalışma komiteleri oluşturulmalı ve rekreasyon etkinliğin planlaması ve kontrolünde kilit isim olan koordinatör atanmalıdır.
• Amaçlar net bir biçimde ortaya konulmalıdır.

Amaçlar, açık, anlaşılır, şüpheye yer bırakmayan ve ölçülebilir nitelikte olmalıdır. Amaçlar etkinliğin tüm ana alanlarını içermelidir. Özellikle de finansal tahminler ve bütçeleme konusunda kesinlik arz etmelidir. Amaçların belirlenmesi sırasında koordinatör; politika belirleyicilere, kilit pozisyonlardaki personele ve takım liderlerine danışmalıdır. Süreler, teslim tarihleri ve planlama aşamasındaki kritik tarihler belirlenmelidir.

Rekreasyon etkinliklerinde amaçların belirlenmesinden sonra, etkinliğin yararlarının ölçülmesi ve maliyetlerin belirlenmesi üzerine fizibilite çalışmasının yapılması gerekmektedir.

Maliyetlerin Belirlenmesi ve Bütçelerin Oluşturulması

Rekreasyon etkinliğinin amaçları ve ulaşılmak istenen hedeflerin belirlenmesinin ardından yapılan fizibilite çalışmaları neticesinde etkinliğin gerçekleştirilmesi kararı alınıyorsa, bir sonraki aşama olan planlamanın yapılması, bütçenin ve takvimin belirlenmesi aşamasına geçilebilir. Rekreasyon etkinliklerinin planlamasında en çok kullanılan planlama türlerinin stratejik ve operasyonel planlama olduğu daha önce belirtilmiş ve bu iki planlama yöntemi planlama türleri konusu içerisinde detaylı olarak açıklanmıştı. Bu nedenle bu bölümde etkinliğe ilişkin maliyetlerin belirlenmesi ve etkinlik bütçelerinin oluşturulması anlatılacaktır.

Her etkinlikte olduğu gibi rekreasyon etkinliklerinin de bütçeye ihtiyacı vardır. Bu bütçelerin niteliği etkinliğin doğasına ve amaçlarına bağlıdır. Rekreasyon etkinliği; kamu kuruluşu, özel bir kuruluş veya gönüllüler tarafından düzenlenmiş olabilir. Düzenlenen bu etkinliğin amacı fiziksel becerilerin geliştirilmesi ve beden sağlığının korunmasına yönelik olabileceği gibi katılımcıların ruhsal durumlarının iyileştirilmesi de olabilmektedir.

Pek çok yerel rekreasyon etkinliğine büyük miktarda sübvansiyon sağlanmaktadır. Kasaba festivalleri, orkestra konserleri, bedava pop konserleri, müzik salonları, resim yarışmaları gibi çoğu etkinlik, katılımcıların yaşam kalitesini yükselttiği, kültürün ve geleneğin bir parçası olarak görüldüklerinden dolayı organize edilmektedirler. Bu durum bir rekreasyon etkinliğinin gerçek maliyetini değerlendirirken ele alınmalıdır.

Sübvansiyonlar sağlansa da bir rekreasyon yöneticisi etkinliğin maliyeti ile yakından ilgilenmek zorundadır. Tüm etkinliklerin bütçesi vardır ve rekreasyon yöneticisi belirli bir gelir/gider dengesini tutturmak ya da belirli oranları yakalamak zorundadır. Bununla birlikte daha önemlisi, etkinlik sorunsuz bir biçimde tamamlanmalıdır.

Rekreasyon yöneticisi olarak çalışmanın temel prensibi, profesyonel olarak davranmaktır. Rekreasyon yöneticisi, kullanılan tesislerin ücretsiz kurulması sağlamaya çalışmak ve hatta görev alacak personelin ücretleri ödenmiş olsa dahi, gerçek maliyetleri her zaman değerlendirmek zorundadır.

Normalde etkinlik için bir mekânı kiralamanın ve o mekânı hazır hale getirmenin bir maliyeti bulunmaktadır. Bununla birlikte elektrik, su ve yapılan teknik bakımların da maliyetleri vardır. Ayrıca ekipmanların kiralanması, satın alınması ya da ödünç alınması ve ardından da etkinlik alanına getirilmesi gerekmektedir. Bu bağlamda nakliye giderleri unutulmamalıdır.

Yönetim giderleri ise sadece yapılan baskıları, posterleri, biletleri, finansal maliyetleri ve hazırlıkları değil bunların yanı sıra kırtasiye, telefon ve personel malzemeleri gibi diğer bazı giderleri de içermektedir. Etkinliğin montajı, program maliyetleri, sanatçıların ücretleri, hastane giderleri, sigorta ve diğer yasal giderler gibi giderler de söz konusu olabilmektedir.

Belirtilen maliyetler bütün olarak düşünüldüğünde bazı maliyet kalemleri etkinlik için büyük bir önem arz etmese de yine de dikkate alınmalıdırlar. Ancak bazı etkinliklerin gizli maliyetleri anormal boyutlara ulaşmaktadır. Bu nedenle iyi bir rekreasyon yöneticisi bu maliyetlerin neler olduğunu bilmek zorundadır.

Rekreasyon etkinlikleri gizli maliyetler içermektedir.

Çoğu rekreasyon etkinliği bir gelir doğurur. Hatta katılımcılara ücretsiz olarak sunulan etkinlikler de bile bağışlar ve yerel yönetimlerden gelen kaynaklar ile gelir sağlanabilir. Rekreasyon etkinliği sonucu elde edilecek gelir, doğrudan ve doğrudan olmayan olarak iki yöntemle belirlenebilir. Doğrudan yöntem; gişe biletleri, programlar, bar, restoran, araç parkı ve diğer servis ücretlerini içerir. Doğrudan olmayan yöntem ise reklamlar, bağışlar, sponsorlar, piyango gelirleri gibi kaynakları içerir.

Rekreasyon etkinlileri bir bütçeye ve buna bağlı olarak gelir hedeflerine ve gider limitlerine sahiptir. Eğer bütçe hedefleri biliniyor ve etkinliğin amaçları açıkça ortaya konmuşsa, rekreasyon yöneticilerinin belirlenen hedeflere ulaşması daha kolay olacaktır. Çoğu rekreasyon etkinliği normalde sadece başabaş noktasını yakalamayı amaçlamaktadır ve kar elde etmek öncelik değildir. Ancak birçok etkinlik gizli maliyetler içermektedir bu nedenle en azından gizli maliyetlerin karşılanması için kar amacının gözetilmesi gerekmektedir (Torkildsen, 1999).

Rekreasyon etkinlilerde risk unsurunun oldukça yüksek olduğu unutulmamalıdır. Özellikle de açık alan rekreasyon etkinliklerinde hava durumu önemli bir risk unsurudur. Bunun yanı sıra bütçenin aşılması ya da gelirin düşmesi gibi finansal riskler de mevcuttur. Bu nedenle rekreasyon etkinlikleri sadece bir bütçeye bağlı olarak düşünülmemelidir. Bununla birlikte finansal hedeflerin tutturulmasını sağlanması içinde çaba sarf edilmeli ve etkinlikte görev alacak bir koordinatör istihdam edilmelidir.

Daha önce belirtildiği gibi her etkinliğin bir başlangıç günü/saati, bir bitiş günü/saati ve bir süresi vardır. Kapsadığı süre ve planlar göz önüne alınarak etkinliğe ilişkin bir takvim oluşturulmalı ve her bir faaliyet bu takvim çerçevesinde gerçekleştirilmelidir. Rekreasyon etkinliğinin planlamasında takvim oluşturulması ve etkinlik boyunca bu takvime riayet edilmesi, etkinliğin amaçlarına ulaşabilmesi açısından büyük önem arz etmektedir.

Organizasyon Yapılarının Belirlenmesi

Organizasyon amaçlarına ulaşmak için planlamanın yapılması, organizasyon yapısının oluşturulması ve organizasyonda yer alan unsurlar arasındaki iş ilişkilerinin açık ve net bir şekilde ortaya konması gerekmektedir. Organizasyon yapıları; komuta zincirlerini, kontrol sahalarını ve rekreasyon etkinliğinin farklı bölümleriyle uğraşan çeşitli takımları içermektedir.

Oluşturulacak olan organizasyon yapısının, etkinliği geniş ölçüde kapsaması gerekmektedir. Yardım amacıyla düzenlenen festival gibi yoğun katılımın gerçekleşeceğinin düşünüldüğü bir etkinlik, birçok grubu içerebilir. Etkinlikte yer alan gruplar şu şekilde sıralanabilir (Torkildsen, 1999);

1. Programlama ve içeriğin hazırlanması ilgili birimler
2. Bütçeleme ilgili birimler
3. Promosyon ve medyadaki bilinirliğin arttırılması ilgili birimler
4. Personel ve işçilik ilgili birimler
5. Yönetim ilgili birimler
6. Teknik yapı ilgili birimler
7. Sunulan servislerle ilgili birimler
8. Katering ilgili birimler

Her bir alanda çalışan bir grup bulunmalı ve bunların her birinin başında sorumluluk alan ve genel koordinatörle eşgüdümü sağlayan bir lider bulunmalıdır. Her bir grubun ve liderin; rollerini, sorumluluklarını, amaçlarını ve tarihleri kesin bir şekilde anlaması etkinliğin başarılı bir şekilde gerçekleşmesi için oldukça önemlidir.

Rekreasyon etkinliklerinde görev alan kişiler; kime karşı sorumlu olduklarını, kimlerden sorumlu olduklarını, kiminle çalıştıklarını ve organizasyondaki fonksiyonlarını bilmelidirler. Farklı alanlardaki sorumluluklar ve amaçlar farklı birimler tarafından ele alınmalı ve düzenli bir iletişim ağıyla bir araya getirilmelidir.

Görevleri yerine getirmek için zaman ve çaba sarf edecek yeterli sayıda, donanımlı ve gönüllü insanın bulunması zorunludur. Ayrıca bu insanları en iyi biçimde değerlendirecek etkin bir organizasyon da olmalıdır. Bununla birlikte görev alacak kişilere ideal oranda sorumluluk verilmeli ve üzerlerindeki kontrolün çok geniş ya da çok dar olmamasına dikkat edilmelidir. Aşağıdaki şekilde koordinatöre bağlanmış birimleriyle birlikte etkinlik yapısının unsurları gösterilmiştir;

Rekreasyon etkinliklerinde farklı alanlardaki sorumluluklar ve amaçlar farklı birimler tarafından ele alınmalı ve düzenli bir iletişim ağıyla bir araya getirilmelidir.

Rekreasyon etkinliklerinde koordinasyon eksikliği; yanlış anlaşılmalara ve iletişim eksiklilerine yol açabilmekte ve planlamayı olumsuz etkilemektedir. Planlama ve koordinasyondan yoksun bir etkinlikte ortaya çıkabilecek sorunlara şu örnekler verilebilir;

• Kamuoyuna sunulan adresin yanlış olması,
• Etkinlik için gerekli ekipmanın yanlış adrese teslim edilmesi,
• Işıkların etkinlik başladığında çalışmaması,
• Etkinlik süresince ihtiyaç duyulan giyinme kabini, wc vb.nin katılımcılara uzak alanlarda bulunması,
• Etkinlikte yer alan görevlilerin veya katılımcılıların trafik yüzünden gecikmesi,
• Etkinlikte yer alan VIP katılımcılara gereken önemin verilmemesi,

Rekreasyon etkinliğini uygulayacak olan yapının bir araya getirilmesinde, organizasyon şemasının kullanılması faydalı olacaktır. Organizasyon şemaları, çeşitli sorumluluk alanlarını ortaya koyarak, belirsizliğin ortadan kaldırılmasına yardımcı olur. Organizasyon şemalarının dezavantajı ise sadece resmi ilişkileri açıklığa kavuşturmasıdır. Organizasyon şemalarına ilave olarak, kritik yolları işaret eden bir iş akış şeması da iş komitelerinin, görev birimlerinin ve bölümlerinin, programlanması ve zamanlamasının ayarlanması için önemlidir

Organizasyon şemaları, çeşitli sorumluluk alanlarını ortaya koyarak, belirsizli$in ortadan kaldırılmasına yardımcı olur.

Tüm rekreasyon etkinliklerinin personele ihtiyacı vardır. Personelin sayısı ve türü, etkinliğin amacına ve yapısına bağlı olarak değişmektedir. Ancak genel olarak tüm rekreasyon etkinliklerinin bir koordinatöre ve destek çalışanlarına ihtiyacı vardır (Torkildsen, 1999).

Koordinatör;

Koordinatör doğrudan organizasyonu planlayan, düzenleyen ve kontrol eden kişi değildir. Koordinatör; kişileri, bilgiyi, maddi ve maddi olmayan unsurları, her bir birimde ya da takımda neler olduğunu bilen insanları bir araya getirir. Bununla birlikte koordinatörün her bir detayı rekreasyon yöneticisi kadar bilmesi gerekmemektedir ancak gerekli bilgiye ve sorumluluğa kimin sahip olduğunu bilmek zorundadır

Koordinatör cesaret verici ve aynı zamanda olayları kontrol altına alabilme yeteneğine sahip bir kişi olmalıdır. Kısacası koordinatör, bağlantıları sağlayan, kontrol eden ve iletişimi sağlayan kişidir.

Diğer yandan planlamanın ileriki aşamalarında koordinatör, üzerindeki zaman baskısı arttığında takvime uyulabilmek için otoriter kararlar almak zorunda kalabilmektedir. Bu bağlamda rekreasyon etkinliklerinin başarılı bir şekilde gerçekleşmesinde koordinatörün anahtar role sahip olduğu söylenebilir.

Destek Personeli;

Rekreasyon etkinliklerinde, koordinatör bölüm liderleriyle birlikte çalışmalıdır. Etkinlikte görev alan her bir takımın; ayrı bir lideri, farklı bir bölümü, ayrı sorumlukları, görevleri, zamanlamaları ve uymaları gereken bir takvimleri vardır. Ancak bu bölümler arasında bir iletişim veya işbirliğinin olmadığı anlamına gelmemelidir. Bölümler arası bağlantıların olmaması, her bir bölümün bağımsız olarak hareket etmesi, tek başına kararlar alması ve projenin genel başarısını düşünmeden hareket etmesi mümkündür. Bu nedenle bu birimler arasında bir koordinasyonun sağlanması gerekmektedir

Etkinliklerde çok farklı türden personel ve yardımcılar yer almaktadır. Rekreasyon etkinliklerinde; tam zamanlı çalışanlar, yarı zamanlı çalışanlar ve gönüllüler gibi çok farlı türden çalışanlar mevcuttur. Ayrıca özel etkinlikler söz konusu olduğunda, yasal problemler de göz önüne alınmalı; sözleşme sorunları ve sigorta detayları için etkinliklerde görev alan bu kişiler dışında profesyonel anlamda hukuksal destek sağlayacak elemanlar istihdam edilmelidir.

Ücretli personel ne zaman ücretlerini alacaklarını ve ücret koşullarını bilmelidir. Gönüllü çalışanlar da organizasyon içerisinde nerede bulunduklarını, sorumlulukları ve bu sorumlulukların ne kadar genişleyebileceğini bilmelidirler.

Çalışanlar başarılı olmak için; işlerini, kendilerinden beklenenin ne olduğunu, kime karşı sorumlu olduklarını, kimlerden sorumlu olduklarını ve ne yapması gerektiğini bilmek zorundadır. Bununla birlikte çalışanların rekreasyon etkinliklerine kendilerini adamış ve dâhil olmuş olmaları gerekmektedir. Bunun etkin bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak ise koordinatörlerin ve takım liderlerinin öncelikli görevidir. Takdir edilmek, övgü ve teşekkür almak motivasyon açısından oldukça büyük önem taşımaktadır, çalışanların kendilerini başarılı bir girişimin bir parçası olarak görmeleri çalışma şevklerini ve verimliliklerini arttıracaktır.

Rekreasyon Etkinliğinin Detaylı Planlaması ve Etkinliğin Gerçekleştirilmesi

Rekreasyon etkinliği detaylı planlarla ve provalarla daha iyi bir hale getirilmeli, akılda kalıcı bir açılış ve kapanışla birlikte katılımcılara sunulmalıdır. Bununla birlikte dikkatli bir değerlendirme ve izleme, etkinliğinin verimi açısından tüm sürecin bir parçası olmalı, bu konuda gereken özen gösterilmelidir.

Detaylı planlamada akış şemalarından, kritik yol haritalarından, kontrol listelerinden, hedeflerden ve tarihlerden yararlanılabilir. Rekreasyon etkinliklerinin son kısmında aşağıda belirtilen aşamalar izlenilmelidir (Torkildsen, 1999);

1. Detaylı bir son plan oluşturulmalıdır.
2. Başlangıçta belirlenen hedeflerden sapma olup olmadığı incelenmeli, kontrol listeleri izlenmelidir.
3. Beklenmedik durumlara ve olası risklere karşı alternatif planlar oluşturulmalıdır.
4. Personelle birlikte etkinlik ya da etkinliğin bileşenleri prova edilmelidir.
5. Mümkün olan tüm unsurlar iki kere kontrol edilmelidir.

Açılış ve kapanışlar rekreasyon etkinliğinin büyük birer parçasıdır. Bir rekreasyon etkinliği iyi bir şekilde planlansa da, genellikle problemlerle karşılaşılmaktadır. Etkinliğin koordinatörü gereken kararları objektif bir biçimde alabilmek için tamamen bağımsız olmalıdır. Benzer şekilde bölüm liderlerinin de kendi bölümlerini kontrol ederken nispeten bağımsız olmaları, etkinliğin verimi açısından önemlidir. Bir etkinliği başarıya götüren faktörler şu şekilde sıralanabilir;

• Kapanış seremonileri,
• Konukseverlik,
• Sağlanan ciro,
• Stok kontrolü,
• Temizlik,
• Çalışanların işlerini sahiplenmeleri.

Etkinlikten sona erdikten sonra ise muhasebeleme, raporlama, gereken kişilere teşekkürlerin iletilmesi gibi detaylar unutulmamalıdır. Diğer yandan mevcut etkinliğin yanı sıra, çalışanlara teşekkür etmek için de etkinlik düzenlenebilir.

Rekreasyon Etkinliğinin Değerlendirilmesi

Etkinliğin sona ermesinin hemen ardından; hazırlıkları, organizasyon yapısının etkinliği, alınan sonuçları, izleyicilerden elde edilen geri beslemeyi, katılımcıları, personeli ve etkinlikten alınan dersleri inceleyen kapsamlı bir değerlendirme yapılarak rapor oluşturulmalıdır. Bu rapor hem kayıt amacıyla hem de ilerideki etkinliklere ışık tutması amacıyla yapılmalıdır. Etkinlik değerlendirmesinde en çok kullanılan yöntemler; “amaç temelli yaklaşım”, “amaçsız yaklaşım”, “tepkisel yaklaşım”, “güçlendirme değerlendirmesi”, “içerik, girdi, süreç ve ürün modeli” ve “profesyonel kanı yaklaşımıdır”dir.

Amaç Temelli Yaklaşım:

Amaç temelli yaklaşım 1930’larda Tyler tarafından geliştirilmiştir. Amaç temelli yaklaşımın amacı, etkinliğin amaç ve hedeflerine ulaşıp ulaşamadığının kontrol edilmesidir. Bu yaklaşımda amaçlar ve hedefler etkinliğin değerlendirilmesinde bir kriter olarak kullanılmaktadır.

Amaç temelli yaklaşım, organizasyonda açık ve ölçülebilir amaçlar belirleyebilen rasyonel karar alıcıların olduğunu varsayar ve organizasyonda genel soyut amaçların yerine fiili (eylemsel) amaçlara odaklanır (Gregory ve Jackson, 1992).

Amaçlar gerçekleştirilmesi istenilen şeyler için genel bir terimken, hedefler bu amaçların nasıl gerçekleştirileceğini anlatan belirgin açıklamalardır. Amaç temelli değerlendirme hem sonuçlar ile hem de organizasyonun hedefleri ile birlikte kullanılabilmektedir. Sonuç hedefleri etkinliğin bireyler üzerinde bıraktığı etkileri gösterirken, organizasyon hedefleri, etkinlikteki iç süreçleri anlatmaktadır.

Bu yaklaşımın kullanılabilmesi için etkinliğin amaç ve hedeflerinin açık ve yazılı bir biçimde ifade edilmiş olması gerekmektedir. Amaç temelli yaklaşımın avantajı etkinliği tarafsız bir biçimde değerlendirmesi, dezavantajı ise, amaç ve hedeflerin yazılı olarak bulunmasının zorunluluğudur. Etkinlikdeğerlendirmesinde en çok kullanılan yaklaşım, amaç temelli yaklaşımdır (Mallen ve Adams, 2008).

Amaç temelli yaklaşım etkinlik sırasında ortaya çıkabilecek istenmeyen sonuçları dikkate almamaktadır.

Amaçsız Yaklaşım:

Amaç temelli yaklaşım istenmeyen sonuçları hesaba katmamaktadır. Scriven tarafından geliştirilen amaçsız yaklaşım ise etkinliğin etki ve sonucunu, bu etki ve sonucun nasıl olması gerektiğini dikkate almadan bulmayı ve değerlendirmeyi amaçlamaktadır.

Bu yaklaşım amaçların dar bir kapsamda belirlenmesi ve çıktıların göz ardı edilmesi riskini ortadan kaldırır. Subjektif amaç değerlendirmelerinin yerine, objektif ve özgür bir değerlendirme imkânı sağlar (Vasilecas ve ark., 2006).

Bu yaklaşımı kullanırken etkinlik yöneticisi ne bulacağını önceden kestirmeden yola çıkmalıdır. Bu yaklaşımın nihai amacı etkinlikte neler olduğunu ortaya çıkarmaktır. Bu yaklaşımın avantajı, kasıtlı olarak ortaya çıksın ya da çıkmasın, etkinliğin gerçek etkilerini ortaya çıkarmaktır. Genellikle sayısal verilere dayandığından daha derinlemesine analizlerin yapılmasına da imkân tanır. Bu yaklaşımın dezavantajı ise çok zaman alması ve kimi etkilerin ölçümlenmesinin çok zor olmasıdır.

Tepkisel Yaklaşım:

Değerlendirmelerin, katılımcıların düşünceleri gözetilmeden yapıldığı eleştirisinden yola çıkılarak, Stake tarafından geliştirilmiştir. Bu yaklaşım daha önceden hazırlanmış varsayımlar, resmi planlar ve program amaçlarından ziyade katılımcıların şikâyetlerine ve sorunlarına odaklanır ve tepkisel davranmanın önemine vurgu yapar. Tepkisel yaklaşım kullanılırken, etkinlik yöneticisi farklı katılımcı gruplarından bireylerle sürekli iletişim halinde bulunmak zorundadır (Mallen ve Adams, 2008).

Güçlendirme Değerlendirmesi:

Bu değerlendirme yaklaşımı Fetterman, Kaftarian, ve Wandersman tarafından geliştirilmiştir. Güçlendirme değerlendirmesindeki odak noktası programlardır. Programa katılanların, kendilerini ve programlarını değerlendirmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bu yaklaşımda değerlendirenlerle menfaat sahipleri arasındaki ilişki tepkisel değerlendirmeye göre daha katılımcı ve işbirlikçidir (Mallen ve Adams, 2008).

İçerik, Girdi, Süreç ve Ürün Modeli (CIPP) (Değerlendirme İçin Sistematik Bir Model):

CIPP modelinin amacı, planlanan değişimin sistem analizi çerçevesinde karar almak için bir temel oluşturmasıdır. CIPP değerlemeyi, karar alternatiflerinin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere işe yarar bilginin irdelenmesi, elde edilmesi ve sunulması olarak tanımlar.

İçerik değerlendirmesi, tutarsızlıkların nerede bulunduğunu, belirli değer beklentilerini, sıkıntılı alanları, zorlukları ve fırsatları, amaçları inceleyerek bilgi toplar. Girdi değerlendirmesinde ise belirli hedeflerin gerçekleşmesi için, alternatif stratejilerin ve dizaynların güçlü ve zayıf yanları hakkında bilgi verilir.

Süreç değerlendirmesi ise seçilen prosedür ya da stratejinin izlenerek güçlü yönlerinin korunmasını, zayıf yönlerinin ise ortadan kaldırılmasını sağlar. Ürün değerlendirme ise, hedeflere ulaşmak için uygulanan stratejiler, prosedürler ve metotların sonlandırılmasını, değiştirilmesini ya da mevcut haliyle korunmasını sağlamak için bilgi sunar.

Bu modelin ilk aşaması ihtiyaçların belirlenmesidir. İkinci aşama ise belirlenen bu ihtiyaçların karşılanması için gerekli olan girdilerin bir araya getirilmesidir. Üçüncü aşama sürecin izlenmesi ve ortaya çıkabilecek sorunların tespitidir. Dördüncü ve son aşama ise ölçümlerin yapılması ve çıktıların yararları, değerlerinin, anlamlılığının ve doğruluğunun değerlendirilmesidir (Zhang ve ark., 2011).

Etkinlik yöneticileri CIPP değerlendirme yöntemini her hangi bir etkinliğin tam ve kapsamlı bir değerlendirmesini sağlamak için bir temel olarak kullanabilirler. CIPP modelini kullanarak etkinlik yöneticileri sadece etkinliğin sonuçlarını değerlendirmekle kalmaz aynı zamanda tüm planlama sürecini ve etkinliğin istenilen ve istenmeyen sonuçlarını da değerlendirirler.

CIPP modeli: amaç ve hedeflerin değerlendirilmesi, bu hedeflere ulaşmak için kullanılacak en uygun strateji ve programların değerlendirilmesi, hali hazırdaki programların değerlendirilmesi, bir metot ya da stratejinin sonlandırılıp sonlandırılmayacağının değerlendirilmesi, etkinlikte ya bazı kısımlarında yapılan değişikliklerin değerlendirilmesinde kullanılır.

Profesyonel Kanı Yaklaşımı:

Bu görüşe göre etkinlik yöneticisi, etkinliği değerlendirecek tecrübeye sahip olmadığını düşünüyorsa dışarıdan profesyonel danışman tutmalıdır. Etkinlik çok yüksek derecede bir nesnellik gerektiriyorsa ya da değerlendirme, etkinlik yöneticisinin sahip olduğundan daha fazla bir uzmanlık gerektiriyorsa dışarıdan bir uzman tutulması düşünülebilir (Mallen ve Adams, 2008).

Etkinlik yöneticisinin, etkinliğin bir takım ekonomik değerlendirilmelerinin yapılmasını istemesi durumunda böyle bir ihtiyaçla karşılaşılabilinir. Dışarıdan bir profesyonel danışman kiralanması, etkinlik yöneticisinin etkinliği değerlendirmek için harcayacağı süreyi kısaltabilir. Buna ilave olarak da etkinlik yöneticisi sonuçları dışarıdan tarafsız bir uzmandan edinmiş olur.

Seçilecek değerleme yöntemi, değerlemenin amacına ve neyi değerlendirmek istediğimize bağlıdır. Eğer uzmanlar ve standartlar mevcutsa, profesyonel kanı yaklaşımı en iyi yaklaşım olabilir. Amaç ve hedefler ölçülebilir nitelikteyse, amaç temelli yaklaşım en iyi yaklaşım olacaktır. Eğer konulan amaçların dışında neler olup bittiği bilinmek isteniliyorsa amaçsız yaklaşımı kullanmak daha uygundur.

Yönetici, bir bileşenin diğerleriyle olan etkileşimini değerlendirmekle ilgileniyorsa CIPP modeli gibi sistematik bir yöntemin kullanılması, seçilen elementlerin etkinliğin genel amacıyla olan ilişkisinin incelenmesine imkân verecektir. Seçilen yönetime bakılmaksızın, etkinlik yöneticileri katılımcıların değerlendirmede dikkate alınmasını sağlamalıdır. Değerlendirme raporları, kararların alınmasında, etkinliğin geliştirilmesinde, değiştirilmesinde, sonlandırma kararının alınmasında kullanılmalıdır.

Detaylı bilgi için, Cherly Mallen, Lorne J. Adams’ın, “Sport, Recreation and Tourism Event Management” (Oxford, 2008) adlı kitabında (ss. 124-128) rekreasyon etkinliğinin değerlendirilmesine ilişkin temel bilgileri bulabilirsiniz.

Yapılacak olan etkinliği planlarken etkinliğin kendisi kadar etkinlik sırasında ortaya çıkması
muhtemel birçok problemi de değerlendirmek sağlıklı olacaktır.

Rekreasyon Etkinliklerinde Planlama Süreci adlı makalemiz burada sona erdi.